Beli Löw
Du möchtest Notion in deinem Team einführen, bist dir aber nicht sicher, ob du das am besten alleine oder mit Hilfe einer Notion-Beraterin umsetzen solltest? In diesem Artikel erfährst du, welche wichtigen Schritte du vor der Einführung eines Tools beachten solltest, wann der richtige Moment ist, um Beratung hinzuzuziehen, oder welche Eigenschaften du benötigst, um Notion selbst einzuführen. Außerdem kläre ich dich darüber auf, welche Zertifizierungsstufen es gibt und welche deutschsprachigen Beraterinnen es aktuell gibt.
- Die Tool-Evaluation ist ein essenzieller Schritt, bevor du loslegst mit Notion.
- Wann du Notion selbst einführen kannst
- Wann du dir Hilfe holen solltest
- Wann bist du bestens bedient mit Notion Berater:innen …
- … du startest bei 0 und möchtest die Zusammenarbeit und Produktivität in deinem Team so schnell wie möglich zum Fliegen bringen.
- … du nutzt Notion bereits, aber schöpfst noch nicht das volle Potenzial aus.
- Das sind die Notion Zertifizierung-Stufen
- Fazit: Notion selber einführen oder Berater:in dazu holen?
Die Tool-Evaluation ist ein essenzieller Schritt, bevor du loslegst mit Notion.
Wie bei jedem Tool, das du einführen möchtest, ist es wichtig, zunächst herauszufinden, ob es in deine Tool-Landschaft und zu deinen Anwendern passt. Sprich mit deinem Team darüber, um herauszufinden, was aktuell gut funktioniert und was nicht.
Wenn du über neue Tools liest, preisen dir so viele an, dass es all deine Wünsche erfüllen wird. Ein wirklicher Vergleich ist somit schwer.
Ich habe die Webseiten von ActiveCampaign, Hubspot und Convertkit 101-mal hoch und runter gelesen. Indem ich alle ausgetestet habe, konnte ich herausfinden, für welchen Zweck jedes Tool am besten geeignet ist.
Mein grösstes Learning daraus: Finde heraus, was der Hauptfokus des Tools ist.
Beispiel Aufgaben-Tool vs. Wiki
- ClickUp → Ist ein aufgabenbasiertes Tool, welches zusätzlich auch eine Wiki-Funktion anbietet.
- Evernote → Ist ein Notiz-Tool, das zusätzlich auch Aufgaben integriert hat.
- Notion → Vereint beides, stößt jedoch bei Aufgaben an seine Grenzen, wenn dein Team aus etwa 100 Personen besteht.
Beispiel CRM vs. Marketing Automation
- Hubspot → Ist ein sehr umfangreiches CRM, das auch ein wenig (in der Basisversion wirklich sehr wenig) Marketing Automation kann.
- ActiveCampaign → Ist ein Marketing-Automation-Tool, das auch ein wenig CRM kann.
Welches Tool du wählst, hängt davon ab, welcher Fokus für dich wichtiger ist. Mehr über das Thema "Toolvergleich" findest du in unserem Artikel Notion im Vergleich.
- Welche Tools habt ihr bereits im Einsatz?
- Finde heraus, welche Tools dein Team aktuell mag und welche nicht.
- Wie lassen sich die Tools miteinander verbinden? (Zapier-Verbindungen sind selten wirklich zufriedenstellend 😅)
- Sprich mit anderen Unternehmen, die das von dir in Betracht gezogene Tool bereits verwenden.
- Was sind die Anforderungen deines Teams? Was möchtet ihr mit dem Tool erreichen?
Wann du Notion selbst einführen kannst
Notion ist mit seiner einfachen Benutzeroberfläche sehr intuitiv und neue Anwender:innen kommen schnell damit zurecht. Das ist der riesige Vorteil an diesem Tool. Du kannst Notion installieren und es für dich austesten.
Du selbst oder eine Person aus deinem Team sollte selbst die Neugierde und den Spaß daran haben, neue Tools zu lernen und einzuführen.
Typen Check
Treffen folgende Eigenschaften auf dich zu, besitzt du eine gute Voraussetzung, um Notion selbst einzuführen:
- Du liebst es, selbst neue Tools auszuprobieren.
- Du lernst gerne selber via YouTube oder Informationen aus dem Internet.
- Du strukturierst und organisierst gerne Daten.
- Du bist erfahren damit, neue Tools einzuführen.
- Du hast Zeit und Energie, dich mit dem Thema auseinanderzusetzen.
- In deinem Team gibt es eine Person, auf welche die obigen Eigenschaften zutreffen.
Wenn du dich entschieden hast, Notion selbst einzuführen, dann können wir dir folgende Tipps auf den Weg geben:
- Schau dir YouTube-Videos dazu an. Es gibt sehr viele englisch- und deutschsprachige Videos, zum Beispiel von Dagmar Mehling aus Deutschland (Link).
- Teste es für dich selbst aus. Probiere die fast unendlichen Möglichkeiten aus, bevor du Notion in deinem Team einführst. Teste es zum Beispiel anhand deiner privaten Finanzen, deiner Ferienplanung oder deiner Pflanzendatenbank.
- Beziehe dein Team mit ein. Bevor du loslegst, finde heraus, was die Anforderungen deines Teams sind. Ziehe sie in die Entwicklung deines Notion-Workspace mit ein.
- Schulung, Schulung, Schulung. Wenn du selbst drin bist und das Notion-Feuer entfacht ist, mag für dich alles ganz einfach sein. Für neue Benutzer:innen können die vielen Möglichkeiten aber auch überfordernd sein. Daher empfehlen wir immer, ein Einführungstraining in deinem Team zu machen. Du kannst auch Super-User:innen definieren, denen du eine erweiterte Schulung gibst.
- Nutze vorhandene Vorlagen (Templates) und starte simpel. Im Internet gibt es viele kostenlose oder bezahlte Templates, welche du installieren kannst. Viele sind von Notion-Expert:innen erstellt worden und bieten oft sehr komplexe Funktionalitäten an. Wir empfehlen, mit den vorhandenen Vorlagen von Notion zu starten und sie auf deine Bedürfnisse anzupassen. Dadurch lernst du Notion besser zu verstehen und kommst schneller zu einem Erfolgserlebnis.
Egal, welches Tool du wählst, es ist nur so gut, wie dein Team es nutzt.
Zitat Beli Löw - in fast jedem Kundengespräch 😅
Wann du dir Hilfe holen solltest
Notion kann problemlos selbst eingeführt werden, wenn du die entsprechende Energie, Neugierde und Zeit dazu hast, dir die Fähigkeiten selbst beizubringen. Falls dies nicht zutrifft und du dich um dein Business kümmern musst, kann eine offizielle Notion-Berater:in das Richtige für dich sein. Sie helfen dir, mit Notion in kürzester Zeit loszulegen. Damit du das Rad nicht neu erfinden musst, richten sie dir deinen Arbeitsbereich ein und schulen dich darauf.
Offizielle Notion-Berater:innen (Official Notion Consultants) sind erfahrene Personen, die lange mit Notion arbeiten und von Notion selbst zertifiziert wurden. Bei der Zertifizierung müssen sie aufzeigen, welchen Kund:innen sie bereits mit Notion geholfen haben. Auch eine theoretische und praktische Prüfung wird verlangt. Wenn du dich also für eine:n offiziell zertifizierte:n Berater:in wendest, bist du sicher in guten Händen.
Wann bist du bestens bedient mit Notion Berater:innen …
… du startest bei 0 und möchtest die Zusammenarbeit und Produktivität in deinem Team so schnell wie möglich zum Fliegen bringen.
Du hast von Notion gehört und willst es bei dir einführen, aber weisst noch nicht, ob Notion das Richtige für dich ist. Dein Unternehmen ist am Durchstarten und du hast keine Zeit, dich auch noch um neue Tools zu kümmern. In diesem Falle können Notion-Berater:innen dein Team in kürzester Zeit zum Fliegen bringen.
Die meisten Berater:innen werden mit dir ein kostenloses Kennenlerngespräch durchführen, um herauszufinden, ob Notion das Richtige für dich ist und ob du dich mit der Berater:in wohlfühlst.
In der Regel erhältst du von den Berater:innen ein vorgebautes, bewährtes System, das auf dich angepasst wird. Je nach Wunsch werden Prozesse und Funktionen für dich gebaut.
Ein wichtiger Teil der Beratung sollte auch eine Schulung sein, damit du und dein Team wissen, wie Notion richtig anzuwenden ist.
… du nutzt Notion bereits, aber schöpfst noch nicht das volle Potenzial aus.
Viele Leute kommen auf uns zu, welche mit Notion angefangen haben, aber nach einer Weile merken, dass sie noch nicht das ganze Potenzial von diesem so umfangreichen Tool nutzen.
In diesem Falle kann es sinnvoll sein, dein Setup mit externer Hilfe zu prüfen. In der Regel kann mit geringem Aufwand bereits eine spürbare Verbesserung erreicht werden.
Ich empfehle dir auch eine Schulung deines Teams, um das Beste aus diesem Tool zu machen. Wähle gewisse Personen aus, die zu Expert:innen ausgebildet werden, und diese geben das Wissen im Team weiter. Oder du gibst deinem gesamten Team eine Notion-Einführung, um es besser anwenden zu können.
Typen Check
- Du hast Notion bereits eingeführt, aber nutzt noch nicht das ganze Potenzial.
- Du willst Notion auf das nächste Level bringen, hast aber nicht die Zeit, dir alles selbst beizubringen und dich durch 101 Videos und Blogartikel zu lesen.
- Du benötigst Hilfe bei der Evaluation. Welche Prozesse sollen in Notion abgebildet werden? Für welche sind andere Tools besser geeignet?
- Du möchtest, dass dein Team effizienter und mit mehr Freude miteinander arbeitet.
Notion hat bereits über 40 Millionen Anwender:innen und es gibt immer mehr Berater:innen dazu. Im Internet gibt es sehr viele Personen, die dir mit Notion weiterhelfen können. Viele nutzen das Tool auch für den privaten Gebrauch. Damit du an die richtige Beratung gerätst, kläre ich hier über die verschiedenen Levels auf.
Wichtig zu wissen ist, Notion ist nicht wie SAP, bei dem du für jede Änderung sehr viel Geld ausgeben musst. Wenn es einmal eingerichtet ist, kannst du es Schritt für Schritt erweitern.
Notion ist kein SAP. Du musst nicht für jede Änderung 10’000.- ausgeben
Das sind die Notion Zertifizierung-Stufen
Bevor du dich für eine:n Berater:in entscheidest, solltest du die Zertifizierung-Stufen verstehen.
Notion Ambassadors – Die leidenschaftlichen Notion User, welche Inhalte kreieren oder eine Community leiten.
Sie sind leidenschaftliche, freiwillige Enthusiasten, die Notion lehren und mit anderen teilen. Sie leiten lokale Gemeinschaften, organisieren Online- und Offline-Veranstaltungen, produzieren Kurse und Anleitungen, erstellen Vorlagen, teilen Übersetzungen und vieles mehr.
Notion Certified – Die Power-User
Das ist das erste Zertifizierung-Stufe. Es bedeutet, dass diese Person mit einem Multiple-Choice-Test bewiesen hat, fortgeschrittene:r Anwender:in zu sein.
Notion Admin – Die Expert:innen in deinem Team
Diese Zertifizierung-Stufe kommt im Sommer 2022. Die Zertifizierung zielt darauf aus, dein Team bei komplexeren Anfragen unterstützen zu können.
Notion Certified Consultant – Die erfahrenen Berater:innen
Dies ist aktuell die höchste Zertifizierung-Stufe. Sie haben bereits mehrere Jahre Erfahrung im Tool. Nebst dem Tool sind sie auch erfahren in Projektleitung oder Produktivitätsmethoden.
Um diese Zertifizierung zu erhalten, werden sie von Notion Mitarbeitenden geprüft. Die Prüfung beinhaltet Fragen zum theoretischen Wissen. Es folgt eine praktische Aufgabe, welche innerhalb von einer Woche erarbeitet werden muss.
Des Weiteren müssen diese Berater:innen aufweisen können, dass bereits mindestens drei Unternehmen erfolgreich beraten und unterstützt habe.
Wenn du dich also an eine:n offiziell zertifizierte:n Berater:in wendest, liegt der Produktivität deines Teams nichts mehr im Wege.
Das sind aktuell (April 2022) die zertifizierten deutschsprachige:n Berater:innen.
Natascha Buck
Standort: Schweiz, Zürich
Erfahrung: Agrikultur, Finance, Freelancers, Marketing & Ads, Tech.
Übersicht von allen Notion Berater:innen weltweit findest du hier.
Fazit: Notion selber einführen oder Berater:in dazu holen?
Ob du Notion selbst einführen möchtest oder dir von einer zertifizierten Beraterin oder einem zertifizierten Berater helfen lassen möchtest, hängt von deiner Ausgangslage ab.
Es empfiehlt sich, Notion selbst einzuführen, wenn du selbst oder eine Person in deinem Team eine Neugierde und Freude daran hat, etwas Neues zu lernen und bereits Tools in Unternehmen eingeführt hat. Falls du dich für diesen Schritt entscheidest, schaue Online-Videos an oder lies dich ein, wie andere Notion verwenden.
Wenn du keine Zeit hast und dich auf dein Business konzentrieren möchtest, ohne das Rad neu zu erfinden, empfehle ich dir, dich an eine zertifizierte Beraterin oder einen zertifizierten Berater zu wenden.
Sie können dir helfen, deinen Arbeitsbereich schnell und gemäss bewährter Methoden einzurichten und dein Team entsprechend zu schulen.
Beli Löw
Beli ist ein IT-Projektmanager, Tool-Enthusiast, Unternehmer und hat sein ganzes Leben mit Notion organisiert. Seine Nachrichtenquellen sind Release Notes von Tools. Es gibt (fast) keine Funktion oder Trick, die er nicht kennt.
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