Veröffentlicht

April 20, 2023

Autor*in

Beli Löw

Lesedauer

2 min

Möchtest du lernen, wie du in Notion basierend auf Auswahlfeldern (Select-Fields) eine Bewertung erstellen kannst? Ich zeige dir anhand des Beispiels, dass wir eine Datenbank erstellen möchten, um Ideen basierend auf dem PIE-Framework zu priorisieren. Du kannst dir auch einfach das Template herunterladen und für dich anpassen. Ich empfehle dir jedoch, die Anleitung durchzugehen, damit du es gleich lernen und das Wissen für andere Anwendungsfälle nutzen kannst. Ausserdem habe ich drei einfache Priorisierung-Methoden zusammengefasst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Auswahlfelder mit einer Formel bewerten kannst.
Schritt 1: Erstelle eine Datenbank mit den Eigenschaften
Schritt 3: Definiere deine Optionen und Bewertungskriterien.
Schritt 4: Formel für numerischen Wert
Schritt 5: Formel für die Bewertung in Sternen
3 einfache Priorisierungs-Frameworks
PIE Framework (Potential, Importance, Ease)
ICE Framework (Impact, Confidence, Effort)
RICE Framework (Reach, Impact, Confidence, Effort)
Gedanken zu den 3 Bewertungs-Methoden

Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Auswahlfelder mit einer Formel bewerten kannst.

Hier geht’s direkt zu der Vorlage

Schritt 1: Erstelle eine Datenbank mit den Eigenschaften

Zunächst erstelle eine Datenbank mit dem Namen „Ideen“.

Dieses Beispiel wird anhand von dem PIE-Framework erstellt. Füge die Eigenschaften hinzu, die wir für dazu benötigen.

Diese können beliebig erweitert werden, beispielsweise um den Status oder eine kurze Beschreibung. Vorläufig konzentrieren wir uns jedoch auf die wichtigsten Felder für diese Berechnung.

Erstelle folgende Eigenschaften in deiner Datenbank

Potential Typ = Auswahl
Importance Typ = Auswahl
Ease Typ = Auswahl
★Bewertung Typ = Formel
#Bewertung Typ = Formel

Das sollte so aussehen:

Schritt 3: Definiere deine Optionen und Bewertungskriterien.

Definiere, welche Optionen du nutzen möchtest und welchem numerischen Wert sie zugeordnet werden sollen. In diesem Beispiel verwenden wir „Sehr tief“ bis „Sehr hoch“, um es einfacher zu halten.

Beispiel:

Potential: Sehr hoch = 10

Potential: Sehr tief = 0.1

Wenn du dir sicher bist, kannst du diese Optionen in den Auswahlfeldern erstellen. Also in den Feldern Potential, Importance, Ease.

Wichtig: Wenn du eine Option in einem Auswahlfeld umbenennst, musst du dies in der Formel anpassen. Das Gleiche gilt dafür, wenn du die Datenbank Eigenschaft umbenennst.

Schritt 4: Formel für numerischen Wert

Die numerischen Werte, die wir oben definiert haben, sollten nun in einer Formel hinterlegt werden. Diese Zuordnung erfolgt in einer Formel, die die Eigenschaft #Bewertung definiert wird.

Hier kannst du die Formel auf deine Definition anpassen. Tipp: Nutze sie zuerst wie vorgegeben, bevor du sie anpasst.

round(
	(
		if(prop("Potential") == "Sehr hoch", 10, 
		if(prop("Potential") == "Hoch", 7.5, 
		if(prop("Potential") == "Mittel", 5, 
		if(prop("Potential") == "Tief", 2.5, 
		if(prop("Potential") == "Sehr tief", 0.1,
		 0))))) +
		if(prop("Importance") == "Sehr hoch", 10, 
		if(prop("Importance") == "Hoch", 7.5, 
		if(prop("Importance") == "Mittel", 5, 
		if(prop("Importance") == "Tief", 2.5, 
		if(prop("Importance") == "Sehr tief", 0.1,
		 0))))) +
		if(prop("Ease") == "Sehr tief", 10, 
		if(prop("Ease") == "Tief", 7.5, 
		if(prop("Ease") == "Mittel", 5, 
		if(prop("Ease") == "Hoch", 2.5, 
		if(prop("Ease") == "Sehr hoch", 0.1,
		 0)))))
	) / 3 * 10
) / 10

prop(“Potential”) bezieht sich auf die Eigenschaft in der Datenbank, in diesem Beispiel “Potential”.

== "Sehr hoch", 10 definiert den Wert der Option. In diesem Beispiel erhält Sehr hoch eine 10.

Wichtig:

Du kannst diese Formel nicht direkt in die Formel Eigenschaft einfügen. Du musst dies mit einem kleinen Trick tun, da die Abstände dazwischen von Notion als Fehler interpretiert werden. Um sie nicht selbst schreiben zu müssen, kannst du sie von der Notion Vorlage herunterladen.

So geht’s:

Kopiere die Formel von der Vorlage
Füge sie in die Adressleiste deines Browsers ein
Von da kopierst du sie nochmals und fügst sie in das Formelfeld #Bewertung ein.

Das Ganze sieht dann so aus. Da dies aber schwer zu lesen ist, geschweige denn zu bearbeiten, nutze ich den oben genannten Workaround.

round((if(prop("Potential") == "Sehr hoch", 10, if(prop("Potential") == "Hoch", 7.5, if(prop("Potential") == "Mittel", 5, if(prop("Potential") == "Tief", 2.5, if(prop("Potential") == "Sehr tief", 0.1, 0))))) + if(prop("Importance") == "Sehr hoch", 10, if(prop("Importance") == "Hoch", 7.5, if(prop("Importance") == "Mittel", 5, if(prop("Importance") == "Tief", 2.5, if(prop("Importance") == "Sehr tief", 0.1, 0))))) + if(prop("Ease") == "Sehr tief", 10, if(prop("Ease") == "Tief", 7.5, if(prop("Ease") == "Mittel", 5, if(prop("Ease") == "Hoch", 2.5, if(prop("Ease") == "Sehr hoch", 0.1, 0)))))) / 3 * 10) / 10

Schritt 5: Formel für die Bewertung in Sternen

Wir nutzen die numerische Bewertung zur Sortierung. Die Vergabe von Sternen, um es dem Auge zu vereinfachen, sie zu bewerten.

Definiere, welche Kennzeichnung für welche Werte dargestellt werden sollte. In diesem Beispiel nutzen wir mit drei Sternen. “👀” bedeutet, es wurde noch keine Bewertung abgegeben.

Diese Formel kommt in die Datenbank Eigenschaft ★Bewertung.

format(
if(prop("#Bewertung") == 0, "👀", 
if(prop("#Bewertung") < 4, "☆☆☆ " + format(prop("#Bewertung")), 
if(prop("#Bewertung") < 6, "★☆☆ " + format(prop("#Bewertung")), 
if(prop("#Bewertung") < 8, "★★☆ " + format(prop("#Bewertung")), 
"★★★ " + format(prop("#Bewertung"))
)))))

Das sollte dann so aussehen

3 einfache Priorisierungs-Frameworks

Damit du dich für das richtige Priorisierung-Framework entscheiden kannst, hier eine Übersicht der 3 gängigsten und einfachen. Du kannst die Notion Formel ganz einfach darauf anpassen.

Priorisierungs-Frameworks sind nützliche Tools, um das beste Konzept aus verschiedenen Ideen auszuwählen. Sie bewerten Ideen anhand bestimmter Kriterien wie Potential, Importance, Ease, Impact, Confidence, Effort oder Reach. Sie helfen bei der Entscheidungsfindung, indem sie eine strukturierte Methode zur Priorisierung von Ideen bieten und können dazu beitragen, dass Ressourcen effektiv eingesetzt und dass die Ziele des Unternehmens oder Projekts erreicht werden. Es gibt verschiedene Frameworks, die bei der Priorisierung von Ideen unterstützen können, wie z. B. das PIE-Framework, das ICE-Framework, das RISE-Framework oder das Kano-Modell. Die Wahl des geeigneten Frameworks hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen ab.

PIE Framework (Potential, Importance, Ease)

Das PIE Framework bewertet Ideen anhand von drei Kriterien: Potential, Importance und Ease.

Der Vorteil des PIE Frameworks liegt darin, dass es einfach zu verstehen und anzuwenden ist. Es erfordert keine speziellen Kenntnisse oder Fähigkeiten und kann von jedem Teammitglied genutzt werden. Darüber hinaus ist es flexibel genug, um an die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens oder Projekts angepasst zu werden.

Nachteile des PIE Frameworks: Es berücksichtigt weder die Schwierigkeit der Umsetzung noch die Kosten, die mit der Implementierung einer Idee verbunden sind. Es ist auch möglich, dass einige Kriterien in manchen Fällen wichtiger sind als andere, je nach individuellen Anforderungen und Zielen. Schliesslich sind die Bewertungen subjektiv und können von Person zu Person variieren.

Potential [1-10] bezieht sich auf die potenzielle Auswirkung der Idee.

Ein einfaches Beispiel für eine vielversprechende Idee könnte sein, ein neues Restaurant mit einzigartiger Küche zu eröffnen, die es in der Region noch nicht gibt. Das Restaurant könnte besondere Gerichte anbieten, die von Einheimischen und Touristen gleichermassen geschätzt werden. Dadurch könnte es viele Kunden anziehen und den Umsatz steigern. Eine Idee mit geringem Potential könnte hingegen eine Änderung der Speisekarte sein, die nur wenig Auswirkungen auf den Umsatz hat.

Importance [1-10] zeigt an, wie wichtig die Idee für die Organisation oder das Projekt ist.

Ein Beispiel zur Erklärung der Importance-Bewertung könnte ein Unternehmen sein, das sich auf die Entwicklung von umweltfreundlichen und nachhaltigen Produkten spezialisiert hat. Wenn eine Idee für ein neues Produkt vorgestellt wird, das zur Vision des Unternehmens passt, könnte es ein hohes Importance-Rating erhalten, da es zum Kerngeschäft des Unternehmens beiträgt und möglicherweise einen wettbewerbsfähigen Vorteil bietet. Hingegen könnte eine Idee für ein Produkt, das nicht zur Vision des Unternehmens passt, ein niedrigeres Importance-Rating erhalten, da es vom Hauptziel des Unternehmens abweichen und Ressourcen verschwenden würde.

Ease [10-1] bezieht sich darauf, wie einfach es wäre, die Idee umzusetzen.

Das Ease-Kriterium bewertet, wie einfach es wäre, eine Idee umzusetzen. Eine Idee mit hohem Ease Wert (geringer Aufwand) könnte etwa eine kleine Änderung an einem bestehenden Produkt sein, die schnell umgesetzt werden kann. Eine Idee mit niedrigem Ease (hoher Aufwand) könnte hingegen eine komplexe Infrastruktur sein, die aufgebaut werden muss, um eine neue Technologie zu implementieren.

Jede Idee wird auf einer Skala von 1 bis 10 in diesen drei Kriterien bewertet. Die Bewertungen werden miteinander multipliziert und die Ideen mit den höchsten Ergebnissen werden priorisiert.

Formel: Potential * Importance * Ease = Priorität

ICE Framework (Impact, Confidence, Effort)

Das ICE-Framework eignet sich besonders gut für die Priorisierung von Ideen im Rahmen eines Projekts, da es sich auf die Auswirkungen (Impact), das Vertrauen in die Umsetzung (Confidence) und den Aufwand (Effort) konzentriert. Es ist einfach und erfordert keine speziellen Kenntnisse. Es ist schnell und nicht so subjektiv wie andere Frameworks, da es sich auf messbare Kriterien konzentriert. Allerdings berücksichtigt es nicht alle wichtigen Faktoren bei der Priorisierung von Ideen, wie die Bedeutung für die Organisation oder das Projekt. Zudem können die Bewertungen der verschiedenen Kriterien schwer zu vergleichen sein, da sie auf unterschiedlichen Skalen bewertet werden.

Impact [1-10] bezieht sich auf die Auswirkungen der Idee.

Ein Beispiel für eine Idee mit hohem Impact könnte sein, ein neues Produkt zu entwickeln, das den Umsatz des Unternehmens signifikant steigern würde. Eine Idee mit niedrigem Impact könnte hingegen eine kleine Änderung an einem bestehenden Produkt sein, die nur geringe Auswirkungen auf das Unternehmen hat.

Confidence [1-10] auf das Vertrauen in die Umsetzbarkeit der Idee.

Eine Idee mit hohem Confidence könnte eine Erweiterung eines bestehenden Produkts sein, bei dem das Team bereits Erfahrung hat und daher zuversichtlich ist, dass die Umsetzung erfolgreich sein wird. Eine Idee mit niedrigem Confidence könnte hingegen eine völlig neue Technologie sein, bei der das Team keine Erfahrung hat und unsicher ist, ob die Umsetzung erfolgreich sein wird.

Effort [10-1] auf den Aufwand, der für die Umsetzung erforderlich ist.

Eine Idee mit hohem Effort könnte eine komplexe Infrastruktur sein, die aufgebaut werden muss, um eine neue Technologie zu implementieren. Eine Idee mit niedrigem Aufwand könnte hingegen eine kleine Änderung an einem bestehenden Produkt sein, die schnell umgesetzt werden kann.

Jede Idee wird auf einer Skala von 1 bis 10 in diesen drei Kriterien bewertet und die Ergebnisse werden dann addiert, um die höchst priorisierten Ideen zu bestimmen.

Formel: Impact * Confidence * Effort = Priorität

RICE Framework (Reach, Impact, Confidence, Effort)

Das RICE Framework bewertet Ideen anhand von vier Kriterien: Reach, Impact, Confidence und Effort.

Der Vorteil des RICE Frameworks liegt darin, dass es alle wichtigen Faktoren bei der Priorisierung von Ideen berücksichtigt, insbesondere die Schwierigkeit der Umsetzung und die Kosten, die mit der Implementierung einer Idee verbunden sind. Darüber hinaus ist es einfach zu verstehen und anzuwenden.

Nachteile des RICE Frameworks sind, dass es subjektive Bewertungen erfordert und dass die Bewertungen von Person zu Person unterschiedlich sein können. Außerdem kann das Framework nicht für alle Arten von Projekten geeignet sein. Das RICE Framework eignet sich besonders gut für Projekte, bei denen die Kosten und der Aufwand für die Umsetzung eine wichtige Rolle spielen. Es ist auch nützlich, wenn die Ideen mit anderen Projekten oder Initiativen im Wettbewerb stehen und es wichtig ist, schnell eine Entscheidung zu treffen.

Reach [1-10] bezieht sich auf die Reichweite

Ein Beispiel für das Reach-Kriterium könnte eine Idee für eine Social-Media-Plattform sein, die speziell auf eine bestimmte Zielgruppe ausgerichtet ist, wie z.B. Notion-Nutzerinnen oder Tischtennis-Enthusiastinnen. Die Idee könnte bewertet werden, indem man die potenzielle Anzahl an Nutzern schätzt, die von der Plattform erreicht werden könnten, sowie die Größe und das Wachstumspotenzial der Zielgruppe. Eine Idee mit einem höheren Reach-Wert würde potenziell mehr Menschen erreichen und infolgedessen einen höheren Einfluss haben.

Impact [1-10] beschreibt die erwarteten Auswirkungen der Idee auf die Organisation oder das Projekt.

Confidence [1-10] zeigt das Vertrauen in die Umsetzbarkeit der Idee an.

Ein Beispiel für eine Idee mit hohem Confidence könnte sein, ein neues Feature in eine bestehende Software zu integrieren, bei dem das Team bereits Erfahrung hat und daher zuversichtlich ist, dass die Umsetzung erfolgreich sein wird.

Effort [10-1] bezieht sich auf den Aufwand, der für die Umsetzung der Idee erforderlich ist. Ein Beispiel für eine Idee mit hohem Effort könnte sein, eine komplexe Infrastruktur aufzubauen, um eine neue Technologie zu implementieren.

Formel: Reach * Impact * Confidence / Effort = Priorität

Gedanken zu den 3 Bewertungs-Methoden

Jedes Framework bewertet Ideen anhand verschiedener Kriterien und kann je nach den Anforderungen und Zielen des Unternehmens oder Projekts angepasst werden. Welche für dich passt, entscheidest du am besten selbst und passt du für deine Bedürfnisse an. Dafür ist Notion perfekt geeignet.

Nutze diese Vorlage, um deine eigene Notion Datenbank mit Bewertungs-methode zu erstellen.

Beli Löw

Beli ist ein IT-Projektmanager, Tool-Enthusiast, Unternehmer und hat sein ganzes Leben mit Notion organisiert. Seine Nachrichtenquellen sind Release Notes von Tools. Es gibt (fast) keine Funktion oder Trick, die er nicht kennt.